Planowanie roczne, jeszcze plan czy jednak wróżenie z fusów? Część 1

Kwitnące wrzosy to znak, że rozpoczyna się pora planowania rocznego a co za tym idzie również weryfikacja planów strategicznych. Rok 2020 zaskoczył wszystkich bardzo mocno i konia z rzędem temu kto jest w stanie powiedzieć, czy niespodzianki już się skończyły i jakie będą miały wpływ na działalność organizacji w każdym
z sektorów.

Skoro jedynym pewnym na 2021 jest niepewność i zmiana to z perspektyw audytu dużo uwagi przy planowania powinniśmy poświecić na to z kim i jak będziemy robić. Rok 2020 pokazał, że strategie i wycena ryzyk mogą zmienić się bardzo szybko. Nie bez wpływu będzie również cała masa nowych regulacji i nacisk na bardziej odpowiedzialne podejście do biznesu. Temat planowania jest ważny ale i obszerny stąd podzieliłam swój wpis na trzy części:

 
Dzisiaj będzie o kulturze pracy i procedurach, czyli: Dream audit team.

Możemy znaleźć mnóstwo publikacji, które mówią co audytować, jakie są oczekiwania rad nadzorczych, jak przejść na prace zdalna ale nie znalazłam zbyt wiele informacji na jakie elementy zwrócić uwagę przy dokonaniu samooceny funkcji audytu za 2020 rok a przegląd naszych ryzyk i stosowanych praktyk (celowo nie użyłam słowa procedura) jest równie ważny.

Przeszliśmy na pracę zdalną. Zdalne zarządzanie zespołem/praca w zespole uświadomiła niektórym dobitnie
o ile ważniejsze są efekty pracy a nie godziny w biurze. Pamiętam jak pracownicy próbowali wykazać się długością przebywania w biurze albo przychodzili o 16.30 mówiąc: sorry nie zdążyłem i musze już iść. Wiele osób zaczęło mi mówić, że z domu pracują więcej/bardziej efektywniej, bo nie ma biurowych rozpraszaczy
z drugiej strony spotkania trwają dłużej (to pewnie bardzo subiektywne) i nie są tak dynamiczne. Inni nie mogą doczekać się powrotu do biur.

W organizacji jak w sporcie liczy się drużyna. Pierwsza rzecz nad którą musimy się zastanowić to jak zmiana systemu pracy wpływa na nasza efektywność, skuteczność i zgodność. Jak budować relacje z naszymi klientami audytu? Jak zapewnić przepływ wiedzy w zespole?  Relacje i współpraca to podstawa dobrego audytu.

Zaczęliśmy dużo więcej sięgać do baz danych, elektronicznych wersji dokumentów. Praca na zborach danych wymaga również nowych kompetencji w zakresie analizy danych. Jeśli jeszcze nie 2021 to w niedalekiej przyszłości będą one wymagane od każdego audytora. Mnie ostatnio bardzo zaciekawiła kwestia pułapek myślowych w pracy audytora. Tak więc druga kwestia to czy mamy odpowiednie kompetencje aby analizować duże zbiory danych ale też do oceny nowych ryzyk, które pojawiły się w związku z COVIDem.

No i w końcu trzeci kwestia to nasze praktyki działania. Warto im się przyjrzeć bliżej i zastanowić się czy
nie warto by uwzględnić (każdy musi wg. specyfiki swojej organizacji musi ocenić co jest przydatne a co nie):
 

⇒ kwartalnych/okresowych przeglądów planu audytu pod kątem jego adekwatności (sytuacja zmienia
się dynamiczniej więc lepiej mieć taką opcję). Pamiętam, że kiedy była członkiem komisji certyfikacyjnej wpłynęło do nas pytanie czy jeśli plan był zmieniany kilkukrotnie to może być to negatywnie ocenione
z perspektywy standardów? Nie, nie bójmy się zmienić planu gdy jest taka potrzeba.

⇒ skrócenia czas dostarczania wyników poprzez ograniczenie zakresu przy jednoczesnym zaplanowaniu większej liczby audytów,

⇒ przedstawianie częściowych zaleceń i uzgadnianie ich treści przed raportem ostatecznym, aby organizacja mogła szybciej podjąć działania w odpowiedzi na ryzyko

⇒ dostęp w formie do odczytu/przeglądu/generowania raportów w odniesieniu do wszystkich baz danych,

⇒ dostęp do bieżących informacji o sytuacji w organizacji/podejmowanych decyzjach,

⇒ jeśli wcześniej określiliśmy proporcje między zadaniami doradczymi i zapewniającymi to być może warto je zrewidować bądź w ogóle zrezygnować z określania takich proporcji (wiem są takie organizacje gdzie jest to narzucone i nie da się zmienić), w czasach kryzysu i niepewności doradztwo może być bardziej wartościowe niż zapewnienie.

Powyższe kwestie są istotne w prowadzenia Real-time audit i szybkiej odpowiedzi organizacji na ryzyka.

No i kilka kwestii technicznych do programu zapewnienia jakości. Czy mamy jednolite podejście do (jednoosobowe stanowiska mają łatwiej wystarczy dogadać się z samym sobą, pisać raczej nie trzeba:-)):

⇒ zbierania i opisywania dowodów elektronicznych z audytu tak aby każdy członek zespołu robił to jednolicie,
⇒ dowodów elektronicznych z audytu -  kiedy wystarczające a kiedy wymagana jest analiza w oparciu o oryginalne dokumenty (może być elementem programu audytu),
⇒ nadzór nad zdaniami prowadzonymi w trybie zdalnym/hybrydowym,
⇒  uzgadniania wyników audytu w trybie zdalnym/hybrydowym.

Szczegółowość procedury powinna być dostosowana do wielkości zespołu i stylu zarządzania. Nie ma sensu tworzyć skumplowanych procedur a w przypadku administracji publicznej przepisywać rozporządzenie dot. prowadzenia audytu do regulacji wewnętrznych (no chyba, że nasz szef bardzo chce).

Nowe czasy wymagają nowych kompetencji i wiedzy warto się o to zatroszczyć. A jeśli nie mamy odpowiednich kompetencji i wiedzy i nie mamy możliwości jej zdobycia nie porywać się na zadania które nas przerastają. Zapewnijmy sobie odpowiednie wsparcie merytoryczne z wewnątrz lub zewnątrz organizacji. Współpraca zawsze się opłaca. Kazda okazja jest dobra do nauczenia się czegość nowego.

Dziękuję, że przeczytałaś/przeczytałeś  mój tekst do końca. Jeśli  ten tekst Cię zaciekawił, bądź po prostu jest użyteczny na tyle aby go zacytować, pamiętaj  proszę, że wyrażam zgodę na cytowanie pod warunkiem podania źródła cytatu: Olga Petelczyc, Arete Audit. Chcesz zadać dodatkowe pytanie, skorzystaj z formularza kontatowego tutaj. 

Bądź na bieżąco i zapisz sie do NEWSLETTERA