7 elementów skutecznej procedury

Procedura to słowo przez wielu do tej pory znienawidzone, ale być może aktualna sytuacja z pandemią zmieni ten stan rzeczy. Powiedzmy sobie jasno procedury, czy jak ja wole je nazywać mechanizmy kontrole są potrzebne dla bezpiecznego i efektywnego funkcjonowania, choć oczywiście nie na wszystko musza być procedury.

Dwa przypadki z czasów COVID.

W jednej ze szkół po ogłoszeniu zawieszania zajęć ośmioro(!) rodziców z jednej tylko klasy przyznało się, że spędzili z dziećmi ferie we rejonie gdzie stwierdzono wiele przypadków koronawirusa i nikomu nic nie powiedzieli. Być może chcieli uniknąć potencjalnych uciążliwości jak konieczność poddania się samoizolacji czy konieczność samoizolacji dzieci i problemów z nadrabianiem zaległości w szkole. Być może nie pomyśleli.
 
Osoba z objawami podobnymi do koronawirusa, nie zglosiła się do lekarza, bo uznała że nie może sobie pozwolić na zwolnienie lekarskie ze względów ekonomicznych. W efekcie zaraziła kilkanaście innych osób.
 
Obydwa przypadki pokazują, że nawet w obliczu potencjalnego narażenia czyjegoś zdrowia niektórzy z nas są w stanie ignorować mechanizmy kontrole, których celem jest ograniczenie pandemii. Część z nas działa w ten sposób bo tak nam wygodniej, my wiemy lepiej, bo te procedury to innych dotyczą.
 
Skoro tak, to wyobraźmy sobie teraz co dzieje się w naszych organizacjach, gdy ludzkie zycie nie jest zagrożone...

Procedury powinna być nie tylko formalnym obowiązkiem, ale również elementem umowy społecznej w ramach, której przynajmniej trochę ufamy, że ten co je ustalił faktycznie ogranicza ryzyka, których my nawet nie zawsze jesteśmy w stanie sobie wyobrazić. Umowa społeczna rownież zobowiązuje do odpowiedzialnego zachowania gdy brak procedur bo przecież nie zawsze procedury są konieczne lub po prostu nie nadążają za rzeczywistością.

Podstawowe elementy jakie powinny być uwzględniane przy tworzeniu mechanizmów kontrolnych:

1. są odpowiedzią na ryzyko i  nie zrzucają pracy na innych,
2. zapewniają bezpieczeństwa działania (tutaj BHP ale też procedury działania różnych służb, bezpieczeństwa informacji itd.),
3. zapewniają przejrzystości działania,
4. ograniczają wszelkie formy dyskryminacji, konfliktu interesów i nadużycia,
5. zapewniają efektywność i skuteczność działania,
6. zapewniają rozliczalność,
7. nie odbierają użytkownikom poczucia odpowiedzialność za efekt ich działania oraz kreatywności gdy jest potrzebna i nie zwalniają z myślenia również w sytaucji gdy brak procedury w danym momencie!

Jednocześnie, nie na wszystko potrzebna jest procedura i nie zawsze procedury nadążają za ryzykiem. Organizacje działają w celu osiągania celów. Żadna procedura czy też jej brak nie zastąpi zdrowego rozsądku!

Jeśli widzicie, że procedury w waszych organizacjach nie spełniają swoje roli, nie nadążają za ryzykiem, powodują straty, ograniczają efektywność bądź co gorsze są niezgodne z prawem powinniśmy to zgłosić do jej właściciela i audytorowi wewnętrznemu;-) Audytor może nie od razu ale przy najbliższym audycie danego obszaru chętnie skorzysta z tej wiedzy.
 
Dbajmy o siebie nawzajem nie tylko w trudnych chwilach!
Współpraca to się opłaca.

#audyt #procedury #koronawirus #audittalks #etyka #areteaudit

Dziękuję, że przeczytałaś/przeczytałeś  mój tekst do końca. Jeśli  ten tekst Cię zaciekawił, bądź po prostu jest użyteczny na tyle aby go zacytować, pamiętaj  proszę, że wyrażam zgodę na cytowanie pod warunkiem podania źródła cytatu: Olga Petelczyc, Arete Audit. Chcesz zadać dodatkowe pytanie, skorzystaj z formularza kontatowego tutaj Interesuje Cię ta tematyka , śledz mój profil na FB i zapisz się do NEWSLETTERA

p.s. 
Załączone zdjęcie pokazuje, że kultura danego kraju czy organizacji będzie zawsze nadrzędna w stosunku do procedur. Na zdjęciu mój ulubiony chleb, który zakupiłam w lokalnej piekarni będąc poza UE. Jakie było moje zdziwienie jak został mi on podany w kartce z jakiegoś segregatora z danymi osobowymi (zamazałam je na zdjęciu). To tak dla wszystkich fanów procedur RODO, podróże kształcą;-)

 « powrót